Báo cáo biện pháp Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư – lưu trữ tại trường mầm non

Nội dung text: Báo cáo biện pháp Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư – lưu trữ tại trường mầm non

1. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả cơng tác Văn thư – Lưu trữ tại trườngMN A – ĐẶT VẤN ĐỀ Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực hầu hết các cơng việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với văn bản cũng cĩ nghĩa là gắn liền với việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nĩi riêng, với cơng tác văn thư lưu trữ nĩi chung. Do đĩ, vai trị của cơng tác văn thư lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước là rất quan trọng. Với tính chất đặc thù nghành giáo dục, việc tiếp nhận các loại văn bản, cơng văn, chỉ thị là rất nhiều, nên cũng địi hỏi người làm cơng tác văn thư lưu trữ, văn phịng nhà trường phải biết sắp xếp, xử lý các thơng tin một cách khoa học, nhanh chĩng, chính xác giúp thủ trưởng đơn vị kịp thời nắm bắt được những cái mới để cĩ hướng giải quyết cơng việc một cách tốt nhất nhắm giúp đơn vị hồn thành tốt nhiệm vụ được giao. Về cơ bản, cơng tác văn thư lưu trữ là nhằm đảm bảo thơng tin văn bản, phục vụ quản lý, điều hành trong nhà trường. Nội dung cơng tác này bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động; lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; và quản lý, sử dụng con dấu trong văn thư. Cịn cơng tác lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của nhà trường và xã hội. Nội dung cơng tác lưu trữ bao gồm các việc về thu thập,bảo quản và tổ chức tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của nhà trường. Giữa cơng tác văn thư và lưu trữ khơng cĩ sự tách biệt mà cĩ mối quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy với nhau. Mối quan hệ này thể hiện qua sự liên tục trong quá trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu trữ lịch sử. Qua nhiều năm thực hiện nhiệm vụ cơng tác văn thư lưu trữ trong nhà trường, tơi nhận thấy: Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thơng tin, các tài liệu đã xử lý trước đĩ là rất quan trọng để hình thành nên văn bản. các tài liệu được lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp những thơng tin cĩ giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời nhất cho người soạn thảo văn bản. Trên thực tế, nhà trường khơng thể rút ngắn thời gian ban hành các quyết định, giải quyết kịp thời, đúng đắn các yêu cầu của cấp trên và cán bộ giáo viên nếu khơng cĩ đầy đủ, kịp thời thơng tin từ tài liệu lưu trữ. Cơng việc nha trường được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do cơng văn, giấy tờ cĩ làm tốt hay khơng, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu cĩ được cẩn thận hay khơng. Như vậy, thực hiện tốt cơng tác lưu trữ sẽ gĩp phần thúc đẩy thực hiện tốt cơng tác văn thư. Ngược lại, thực hiện tốt cơng tác văn thư cũng sẽ gĩp phần thực hiện tốt cơng tác lưu trữ. 1/ 29
2. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả cơng tác Văn thư – Lưu trữ tại trườngMN Cụ thể là việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành cĩ ảnh hưởng quan trọng đến việc quan trọng đến việc thực hiện tốt cơng tác lưu trữ. Cĩ thể xem cơng tác lập hồ sơ là cầu nối giữa cơng tác văn thư với cơng tác lưu trữ. Nếu hồ sơ được lập một cách khoa học sẽ tiết kiệm thời gian, cơng sức và tạo điều kiện thuận lợi để cơng tác lưu trữ phát triển, từ đĩ từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ. Vai trị của cơng tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động của nhà trường là rất quan trọng, thể hiện ở 4 điểm: Gĩp phần quan trọng đảm bảo thơng tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các nhiệm vụ chính trị của nhà trường. Đồng thời cung cấp những thơng tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của nhà trường. Giúp cho cán bộ, cơng chức trong nhà trường nâng cao hiệu suất cơng việc, giải quyết xử ký nhanh chĩng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện thao dõi, kiểm tra cơng việc một cách cĩ hệ thống, qua đĩ cán bộ, cơng chức cĩ thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm gĩp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay. Tạo cơng cụ để kiểm sốt việc thực thi quyền lực của các bộ phận, tổ chức đồn thể, cá nhân trong nhà trường. Gĩp phần gìn giữ những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra và giám sát. Gĩp phần bảo vệ những bí mật thơng tin cĩ lien quan đến cơ quan, tổ chức. Từ đĩ cĩ thể thấy được nếu quan tâm làm tốt cơng tác văn thư và lưu trữ sẽ gĩp phần bảo đảm cho các hoạt động của nhà trường được thơng suốt. Từ đĩ gĩp phàn nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đảy nhanh chĩng cơng cuộc cải cách hành chính hiện nay. Tơi thiết nghĩ mỗi cơ quan trường học cần phải cĩ một nhận thức đúng đắn về vị trí vai trị của cơng tác văn thư, lưu trữ để cĩ thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa cơng tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị mình đi vào nề nếp gĩp phàn tích cực nâng cao hiệu quả, quản lý của trường mình. Bất kỳ một đơn vị hành chính sự nghiệp nào, dù ở lĩnh vực nào thì cũng cần phải cĩ một bộ phận văn thư lưu trữ. Thực tế cơng tác văn thư lưu trữ ở nhiều đơn vị chưa được quan tâm đúng mức mà chỉ coi đây là cơng việc đơn 2/ 29
3. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả cơng tác Văn thư – Lưu trữ tại trườngMN thuần. Người ta chưa thấy được vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của cơng tác văn thư lưu trữ trong văn phịng các đơn vị trường học. Cán bộ cơng chức văn phịng chưa được đào tạo đến nơi đến chốn do đĩ kiến thức chuyên mơn nghiệp vụ chưa đáp ứng được yêu cầu. Đề tài này được tơi nghiên cứu trong phạm vi trường Trường mầm non, thơng qua đề tài này gĩp phần giúp nhân viên văn phịng nĩi chung và nhân viên văn thư trong tất cả các trường học nĩi riêng. Để gĩp phần thúc đẩy thực hiện việc xây dựng trường đạt chuẩn Quốc gia. Trong thời đại ngày nay dù cơng nghệ thơng tin phát triển mạnh nhưng khơng thể thiếu những hồ sơ minh chứng. Nĩ địi hỏi người Văn thư phải biết sắp xếp, phân bố thời gian từng cơng việc, từng giai đoạn mà thiết lập hồ sơ Để cơng việc cĩ hiệu quả, đạt thành tích cao địi hỏi trước tiên bản thân của cán bộ văn thư phải khơng ngừng nghiên cứu, tìm tịi học hỏi trau dồi kinh nghiệm, vận dụng một cách linh hoạt, theo hồn cảnh thực tế mỗi cơng việc. Biến cái khĩ thành cái dễ, để thành thĩi quen của mình, thì cơng việc lúc nào cũng trơi chảy và đạt hiệu quả cao. Chính từ những lý do nêu trên mà tơi muốn chọn đề tài “Một số biện pháp nâng cao hiệu quả cơng tác văn thư – lưu trữ tại trường mầm non” 3/ 29
4. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả cơng tác Văn thư – Lưu trữ tại trườngMN B – GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ I. CƠ SỞ LÝ LUẬN Ở trên nhiều lĩnh vực, khối lượng thơng tin được truyền tải chủ yếu dưới hình thức văn bản. Cĩ thể nĩi văn bản là phương tiện lưu trữ và truyền đạt thơng tin hữu hiệu nhất. Hiện nay cĩ nhiều cơ quan, đơn vị sử dụng phương tiện này trong hoạt động quản lý và điều hành của đơn vị mình. Cơng tác Văn thư - Lưu trữ đã trở thành một trong những yêu cầu cĩ tính cấp thiết, nĩ khơng chỉ là phương tiện ghi chép và truyền đạt thơng tin quản lý mà cịn liên quan đến nhiều cán bộ cơng chức, nhiều phịng ban trong cơ quan, đơn vị. Làm tốt cơng tác Văn thư - Lưu trữ sẽ bảo đảm cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời những quyết định quản lý, trên cơ sở đĩ ban lãnh đạo sẽ dùng làm căn cứ để điều hành mọi hoạt động của đơn vị một cách hợp pháp, hợp lý, kịp thời, hiệu quả đảm bảo cho cơ quan đơn vị thực hiện cơng việc quản lý và điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ được giao. Từ những lập luận trên cho thấy cơng tác Văn thư - Lưu trữ là cơng tác khơng thể thiếu được trong tổ chức và hoạt động của bất cứ cơ quan, đơn vị nào. Cơng tác văn thư là hoạt động đảm bảo thơng tin bằng văn bản phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý và điều hành cơng việc của các cơ quan đơn vị mình. Cơng tác văn thư bao gồm những nội dung: soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan đơn vị, quản lý và sử dụng con dấu. Trong quá trình thực hiện các nội dung cơng việc cơng tác văn thư ở các cơ quan phải đảm bảo các yêu cầu: Nhanh chĩng, chính xác, bí mật và hiện đại. Cơng tác lưu trữ là quá trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an tồn và sử dụng cĩ hiệu quả tài liệu lưu trữ. Cơng tác lưu trữ bao gồm những nội dung: Phân loại tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ, bảo quản tài liệu lưu trữ, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Trongq úa trình thực hiện các nội dùn cơng việc cơng tác lưu trữ ở các cơ quan phải đảm bảo: Tính khoa học, tính cơ mật. Đối với người làm cơng tác văn thư lưu trữ nếu biết xây dựng kế hoạch làm việc khoa học, dành thời gian đàu tư nghiên cứu, ứng dụng tốt cơng nghệ thơng tin sẽ hồn thành tốt nhiệm vụ văn thư lưu trữ, đặc biệt là khâu soạn thảo văn bản 4/ 29
5. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả cơng tác Văn thư – Lưu trữ tại trườngMN II. CƠ SỞ THỰC TIỄN Trong những năm trước đây, cơng tác văn thư lưu trữ chưa được các trường học quan tâm, phần lớn chưa bố trí nhân viên làm cơng tác này mà chỉ phân cơng kiêm nhiệm. Nhìn chung nhân viên làm cơng tác văn thư chưa nhận thức được tầm quan trọng của cơng tác văn thư nên một số nơi vẫn cịn bề bộn, chưa ngăn nắp gọn gàng, chưa khoa học. Trong một vài năm gần đây cơng tác văn thư lưu trữ trong các trường học được Ban lãnh đạo Phịng Giáo dục và đào tạo, Ban giám hiệu nhà trường quan tâm chỉ đạo sâu sát và triển khai thực hiện đúng theo các văn bản hướng dẫn: Thơng tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV- VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phịng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Nghị định số 110/2004/Nð-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về cơng tác văn thư, Cơng văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản , văn bản đến. Qua nhiều năm làm cơng tác văn thư lưu trữ ở Trường MN tơi nhận thấy cĩ những thuận lợi và khĩ khăn như sau: Năm học 2016-2017 nhà trường cĩ: 41 CBGVNV trong đĩ + CBQL: 03 người + Giáo viên: 24 người + Nhân viên: 17 người Trình độ: 100% CBGVNV đạt chuẩn. 1. Thuận lợi: Được sự chỉ đạo sát sao của cấp trên mọi cơng việc của tơi luơn bám theo các thơng tư, hướng dẫn của nghành một cách chính xác. Cơng tác văn thư lưu trữ cĩ đầy đủ hệ thống văn bản mang tính chất pháp lý Tháng 7/2018 nhà trường được bàn giao một ngơi trường mới với đầy đủ cơ sở vật chất hiện đại nên cơng việc được đáp ứng yêu cầu tốt hơn. Chính quyền và nhân dân ngày càng quan tâm đến giáo dục hơn nên tinh thần đồn kết và hợp tác với nhà trường ngày càng tốt lên. Trong những năm gần đây cơng tác văn thư lưu trữ tại các đơn vị trường học đã được các cấp quan tâm hơn và đặc biệt là đã cĩ cán bộ phụ trách chuyên biệt. Cơng tác văn thư lưu trữ đã được thực hiện đúng theo Thơng tư liên tịch số 55/2005/TTLT – BNV ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn về 5/ 29