SKKN Một số biện pháp bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ và văn bản tại trường THPT Nghi Lộc 5

Nội dung text: SKKN Một số biện pháp bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ và văn bản tại trường THPT Nghi Lộc 5

1. SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM MỘT SỐ BIỆN PHÁP BẢO QUẢN TỐT HỒ SƠ LƯU TRỮ VÀ VĂN BẢN TẠI TRƯỜNG THPT NGHI LỘC 5 LĨNH VỰC: QUẢN LÝ
2. MỤC LỤC DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT 5 PHẦN I. ĐẶT VẤN ĐỀ 1 1. Lý do chọn đề tài: 1 2. Mục tiêu chọn đề tài: 2 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu: 2 4. Nhiệm vụ nghiên cứu: 2 5. Lịch sử nghiên cứu: 2 PHẦN II. NỘI DUNG NGHIÊN CỨU 4 I. Cơ sở lý luận và thực tiễn 4 1. Cơ sở lý luận 4 2. Cơ sở thực tiễn: 5 II. TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÁC BIỆN PHÁP 6 1. Giải pháp 1 6 2. Giải pháp 2 6 3. Giải pháp 3 7 A. ĐỐI VỚI CÔNG VĂN ĐẾN 7 1. Trình tự theo dõi công văn đến 7 2. Phân loại văn bản đến: 8 3. Bóc bì văn bản đến: 8 4. Đóng dấu đến: 9 5. Đăng ký văn bản đến: 9 6. Trình tự văn bản đến 13 7. Sao văn bản đến 14 8. Chuyển giao văn bản đến 14 9. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 15 B. ĐỐI VỚI CÔNG VĂN ĐI 17 1. Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày và ghi số, ngày tháng văn bản 17 2. Đóng dấu văn bản đi (gồm dấu cơ quan và các loại dấu khác) 20 3. Đăng ký văn bản đi: 20
3. DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT STT Chữ viết Chữ đầy đủ tắt 1 GD&ĐT Giáo dục và đào tạo 2 THPT Trung học phổ thông 3 NĐ-CP Nghị định – Chính Phủ 4 THCS Trung học cơ cở 5 BGD&ĐT Bộ Giáo dục và đào tạo 6 TT-BNV Thông tư- Bộ Nội vụ 7 QH Quốc hội 8 TT-BCA Thông tư- Bộ Công an 9 CV Công văn 10 HD- Hướng dẫn- Văn thư lưu trữ VTLTNN Nhà nước 11 KH- Kế hoạch- Trung học phổ THPTNL5 thông Nghi Lộc 5 12 TTr Tờ trình 13 GVCN Giáo viên chủ nhiệm
4. 2. Mục tiêu chọn đề tài: Đề tài được thực hiện với các mục tiêu chính sau: Một là:Nghiên cứu, phân tích đặc điểm và giá trị của hồ sơ hình thành trong hoạt động đang được bảo quản tại phòng văn thư tại trường THPT Nghi Lộc 5. Hai là:Qua khảo sát: Thực tế, phân tích thực trạng, những kết quả đạt được, những tồn tại và nguyên nhân của công tác bảo quản hồ sơ tại phòng văn thư trường THPT Nghi Lộc 5. Do đó việc xác định giá trị hồ sơ phải được tiến hành một cách thận trọng, đảm bảo những nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn nhất định về quản lý tốt hồ sơ, đó là tầm quan trọng mà chúng tôi chọn đề tài “Một số biện pháp bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ và văn bản tại trường THPT Nghi Lộc 5”. 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu: * Đối tượng nghiên cứu: - Công tác bảo quản hồ sơ lưu trữ ở trường THPT Nghi Lộc 5. - Cơ sở hạ tầng, kho tàng, các trang thiết bị phục vụ công tác bảo quản các loại hồ sơ lưu trữ. * Phạm vi nghiêm cứu: - Phạm vi đề tài được nghiêm cứu tại phòng văn thư của trường THPT Nghi Lộc 5. - Nghiên cứu phương pháp bảo quản của một số phòng ban để so sánh, đối chiếu, từ đó đưa ra các giải pháp phù hợp với đặc thù của khối hồ sơ tại phòng văn thư trường THPT Nghi Lộc 5. Đồng thời tham khảo một số phương pháp bảo quản của một số trường thuộc Sở GD&ĐT Nghệ An. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu: Để thực hiện mục đích trên, nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định là: - Tìm hiểu số lượng, thành phần, nội dung hồ sơ hình thành trong hoạt động của trường được bảo quản tại phòng Văn thư . - Khảo sát và phân tích ưu điểm và hạn chế của công tác bảo quản hồ sơ lưu trữ tại trường THPT Nghi Lộc 5. - Nghiên cứu các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác bảo quản hồ sơ lưu trữ tại trường THPT Nghi Lộc 5. 5. Lịch sử nghiên cứu: - Các văn bản, quy định, Luật, pháp lệnh về bảo quản tài liệu hiện hành. - Về mặt lý luận: Công tác bảo quản đã được đề cập trong các sách chuyên khảo, giáo trình như “Công tác lưu trữ Việt Nam” của Cục Lưu trữ Nhà nước do Vũ Dương Hoan làm chủ biên, của Nhà xuất bản Khoa học xã hội Hà Nội năm 2
5. PHẦN II. NỘI DUNG NGHIÊN CỨU. Để bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ, văn bản ta cần phải phân loại hồ sơ ra nhiều loại. Đối với mỗi loại hồ sơ, văn bản ta cần phải phân loại cụ thể, theo tính chất, lưu trữ theo mục lục và thứ tự theo thời gian. I. Cơ sở lý luận và thực tiễn. 1. Cơ sở lý luận. Khái niệm: Công tác Văn thư- Lưu trữ là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản., phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng, cơ quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị- xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân Tình hình thực tế về công tác Văn thư- Lưu trữ tại trường THPT Nghi Lộc 5 vào các năm trước như sau: Với vai trò nơi tiếp nhận và truyền đạt thông tin, nhân viên văn thư phải truyền đạt sau cho nhanh chóng, đầy đủ chính xác, nhưng trong hoạt động của nhà trường hàng ngày nhân viên văn thư phải nhận và chuyển một khối lượng thông tin không ít. Do đó phải ghi nhớ được đầy đủ và chính xác những vấn đề cần thiết, có như vậy mới góp phần giải quyết công việc đúng lúc, kịp thời không trùng lặp. Để việc theo dõi phối hợp được tốt, cần đảm bảo chế độ báo cáo có giá trị thông tin cao, giúp Ban Giám hiệu biết đúng lúc những điều cần thiết trong thông tin để theo dõi kịp thời việc thực hiện các nhiệm vụ của nhà trường. Để xác định giá trị của tài liệu cần đánh giá chu đáo, việc đánh giá này phải căn cứ vào các nguyên tắc là có tính lịch sử, tính toàn diện và các tiêu chuẩn như nội dung văn kiện, vị trí văn kiện đối với chức năng của nhà trường. Tài liệu lưu trữ phục vụ công tác hàng ngày trong nhà trường, hồ sơ học sinh, giáo viên, phục vụ sơ kết, tổng kết, báo cáo, xây dựng chương trình, kế hoạch, các văn bản cần được sao gửi, lưu trữ cẩn thận tại trường. Yêu cầu chung về việc tổ chức công tác này thật khoa học, quản lý tốt hồ sơ là phải sắp xếp gọn gàng, đảm bảo cho công việc được thực hiện nhanh và chính xác. Căn cứ vào cơ sở lý luận để viết sáng kiến kinh nghiệm vể văn thư và lưu trữ cơ quan được xây dựng trên cơ sở các văn bản chủ yếu sau đây: - Căn cứ văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức, lề lối làm việc của cơ quan, đơn vị; - Căn cứ pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước; - Căn cứ pháp lệnh lưu trữ quốc gia; - Căn cứ văn bản quy định số 30/2020/NĐ-CP ngày 5 tháng 3 năm 2020 của Chính Phủ về công tác văn thư; 4