Sáng kiến kinh nghiệm Một số kinh nghiệm trong việc quản lý hồ sơ cán bộ

Nội dung text: Sáng kiến kinh nghiệm Một số kinh nghiệm trong việc quản lý hồ sơ cán bộ

1. Sáng kiến kinh nghiệm: “Một số kinh nghiệm trong việc Quản lý hồ sơ cán bộ” PHÒNG GIÁO DỤC HUYỆN ĐỨC PHỔ MỘT SỐ KINH NGHIỆM TRONG VIỆC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ Người viết SKKN: Nguyễn Ngọc Hưng – Phòng Giáo dục huyện Đức Phổ - Tháng 10/2010
2. Sáng kiến kinh nghiệm: “Một số kinh nghiệm trong việc Quản lý hồ sơ cán bộ” I) PHẦN I : MỞ ĐẦU 1>ĐẶT VẤN ĐỀ : Như chúng ta đã biết hồ sơ cán bộ, công chức (gọi chung là hồ sơ cán bộ) là tài liệu pháp lý phản ảnh đầy đủ, trung thực các mặt chủ yếu về nguồn gốc, quá trình trưởng thành, phẩm chất, năng lực, phong cách và các mối quan hệ gia đình, xã hội của người cán bộ. Hồ sơ cán bộ là tài liệu quan trọng của Đảng, Nhà nước cũng như đối với bất kỳ một tổ chức, đoàn thể, cơ quan nào; nó là sự phản ảnh khá trung thực bản thân người cán bộ, vì vậy hồ sơ cán bộ cần được quản lý chặc chẽ, khoa học đảm bảo tốt nhất cho việc quản lý, sử dụng và khai thác có hiệu quả nhất. Xuất phát từ những vấn đề với tính chất quan trọng nêu trên chính vì vậy việc quản lý hồ sơ cán bộ là một nhiệm vụ quan trọng của công tác quản lý cán bộ hiện nay và mãi sau này. Vậy thực trạng hiện nay việc quản lý hồ sơ cán bộ ở các đơn vị cơ sở ra sao? Việc sắp xếp, bảo quản và khai thác thông tin phục vụ cho công tác cán bộ có đạt kết quả không? Và từ đó chúng ta có những biện pháp hữu hiệu nào để có thể sắp xếp, bảo quản, cập nhật thông tin kịp thời và khai thác có hiệu quả nhất? Với phạm vi của một đơn vị giáo dục, với kinh nghiệm của bản thân, đề tài này tôi không có tham vọng trình bày ở một lĩnh vực rộng trong việc bảo quản hồ sơ cán bộ mà chỉ xin nêu một số kinh nghiệm thu lượm được trong quá trình công tác của chính bản thân mình mà thôi- Ở góc độ của một Phòng Giáo dục huyện . 2) THỰC TRẠNG HIỆN NAY: Người viết SKKN: Nguyễn Ngọc Hưng – Phòng Giáo dục huyện Đức Phổ - Tháng 10/2010
3. Sáng kiến kinh nghiệm: “Một số kinh nghiệm trong việc Quản lý hồ sơ cán bộ” Thực trạng ở cơ sở hiện nay việc quản lý hồ sơ cán bộ khiến cho những người có trách nhiệm không khỏi lo lắng. Việc bảo quản sắp xếp hồ sơ không theo một quy trình hướng dẫn nào khiến cho việc bảo quản, sử dụng và khai thác thông tin ở hồ sơ cán bộ kém hiệu quả. Bản thân đã có nhiều dịp đi về kiểm tra công tác tổ chức ở các đơn vị trường học, đi sâu vào kiểm tra mảng hồ sơ cá nhân mới thấy ở đơn vị cơ sở còn nhiều điều bất cập cần phải khắc phục. Một điều mà mọi người dễ nhận thấy là thông tin của một người được lưu giữ ở nhiều nơi chưa có sự thống nhất tập trung để dễ theo dõi, quản lý. Thực tế đã cho thấy khi cần một thông tin của một cá nhân nào đó việc tập hợp thông tin tổng hợp quá chậm, thậm chí thông tin lại không đầy đủ có khi lại không được hoàn toàn chính xác. Vấn đề trục trặc này thường xảy ra ở những người có thời gian công tác khá lâu, thường có biến động về đơn vị công tác. Hồ sơ ở những cá nhân này thường không được đầy đủ, thông tin thường hay bị gián đoạn. Một điều khác cũng không thể không đề cập đến là: Mỗi đơn vị đều có mỗi kiểu quản lý hồ sơ cán bộ khác nhau, chưa có được những nét định hình, thống nhất chung, nên những kiểu quản lý ấy cũng góp phần làm cho công tác quản lý hồ sơ thêm phần khó khăn khi cần tra cứu thông tin. Xuất phát từ những vấn đề quản lý hồ sơ cán bộ chưa có hiệu quả và chưa có sự thống nhất từ các đơn vị cơ sở, với phạm vi của một đề tài nhỏ này tôi mạnh dạn nêu lên một số kinh nghiệm trong cách tổ chức, quản lý và sử dụng hồ sơ cán bộ như sau: PHẦN II TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ. Người viết SKKN: Nguyễn Ngọc Hưng – Phòng Giáo dục huyện Đức Phổ - Tháng 10/2010
4. Sáng kiến kinh nghiệm: “Một số kinh nghiệm trong việc Quản lý hồ sơ cán bộ” Đối với vấn đề tổ chức và quản lý hồ sơ cán bộ mọi đơn vị phải tuân thủ theo một nguyên tắc bất di, bất dịch là: “Mọi cán bộ khi làm việc trong các cơ quan Đảng, Nhà nước hay ở các tổ chức, đoàn thể khác đều phải có hồ sơ đầy đủ” - Để đảm bảo được nguyên tắc quan trọng này chúng ta cần phải biết được những loại tài liệu nào cần có trong một hồ sơ cán bộ. Vì vậy vấn đề đầu tiên mà tôi muốn trình bày là: 1) Những tài liệu cần có của một hồ sơ cán bộ: Bất kỳ một hồ sơ cán bộ nào yêu cầu tối thiểu hiện nay cũng cần phải có những loại tài liệu sau đây: + Quyển lý lịch cán bộ: Theo quy định của Ban Tổ chức Trung ương tại quy chế số 01/QCTC/TW mỗi cán bộ phải tự khai quyển lý lịch theo mẫu quy định chung (mẫu 2a/TCTW) có dán ảnh 4 x 6, ghi rõ ngày và nơi khai lý lịch, cam đoan khai đúng sự thật, ký tên. (Đối với quyển lý lịch này theo tôi nếu là cá nhân mới lập hồ sơ ban đầu thì việc ký tên, đóng dấu xác nhận có thể là UBND xã, thị trấn, thành phố nơi cá nhân có hộ khẩu thường trú; Thủ trưởng cơ quan, đơn vị, quản lý cán bộ thẩm tra, xác nhận, ký tên, đóng dấu (nếu là người cũ). + Các bản sơ yếu lý lịch: Trong một số trường hợp cần thiết cơ quan quản lý cán bộ có thể yêu cầu cá nhân khai tóm tắt lý lịch theo mẫu 2c/TCTW. + Các bản bổ sung lý lịch: Mỗi cán bộ khi tiến hành khai lý lịch đều có một giai đoạn lịch sử bản thân được chốt tương ứng với từng thời điểm nhất định, chính vì thế việc bổ sung lý lịch theo yêu cầu của cơ quan quản lý tuỳ theo từng thời điểm là việc Người viết SKKN: Nguyễn Ngọc Hưng – Phòng Giáo dục huyện Đức Phổ - Tháng 10/2010
5. Sáng kiến kinh nghiệm: “Một số kinh nghiệm trong việc Quản lý hồ sơ cán bộ” làm không thể xem nhẹ. Việc nầy có làm thường xuyên thì việc quản lý cán bộ mới thật sự có hiệu quả. + Các nghị quyết, quyết định có liên quan đến nhân sự như: quyết định thuyên chuyển, điều động, nâng bậc lương, đề bạt, bổ nhiệm, khen thưởng, v v. + Các bản tự kiểm điểm, nhận xét đánh giá cán bộ hàng năm : Đi kèm theo nó là bản kết luận, đánh giá của cấp có thẩm quyền đối với cán bộ thuộc thẩm quyền. + Các tài liệu khác bao gồm như: sổ BHXH, bản sao giấy khai sinh, văn bằng, chứng chỉ về trình độ học vấn, trình độ chuyên môn, bồi dưỡng lý luận chính trị, nghiệp vụ và tình trạng sức khoẻ. + Các đơn thư có liên quan đến bản thân của cá nhân cán bộ (nếu có) Ngoài ra tuỳ theo yêu cầu của mỗi đơn vị quản lý mà có thể bổ sung thêm một số giấy tờ khác có liên quan đến cá nhân. Tuy nhiên một điều cũng cần phải quan tâm đến là mọi tài liệu thuộc hồ sơ cán bộ đều phải làm theo mẫu thống nhất do Ban Tổ chức Trung ương ban hành và hướng dẫn thực hiện (sự thống nhất mẫu hồ sơ hiện nay đã góp phần khắc phục dần những khuyếm khuyết trong cách quản lý hồ sơ cán bộ trước đây). Vấn đề thứ hai cũng không kém phần quan trọng mà tôi muốn được trình bày là: 2) Việc tổ chức và quản lý hồ sơ cán bộ: a- Phần tổ chức: Như ta đã nói ở trên: Mỗi cán bộ, công chức trong các cơ quan, tổ chức đoàn thể đều phải có hồ sơ cá nhân đầy đủ, rõ ràng. Tuỳ theo từng đối tượng cũ Người viết SKKN: Nguyễn Ngọc Hưng – Phòng Giáo dục huyện Đức Phổ - Tháng 10/2010
6. Sáng kiến kinh nghiệm: “Một số kinh nghiệm trong việc Quản lý hồ sơ cán bộ” hay mới tuyển dụng việc lập hồ sơ cũng có những yêu cầu khác nhau chính vì vậy phần tổ chức (hay nói cách khác là việc lập hồ sơ) có hai loại đối tượng cụ thể như sau: * Đối với CC-VC mới lập hồ sơ ban đầu : Cán bộ lần đầu tiên được tiếp nhận vào cơ quan, đơn vị nào thì cơ quan, đơn vị đó có trách nhiệm lập hồ sơ ban đầu (hồ sơ gốc) cho cán bộ. Hướng dẫn cho cá nhân cán bộ lập hồ sơ ban đầu là một bước khởi đầu quan trọng trong việc lập hồ sơ cho bất kỳ một cá nhân nào. Chính vì vậy, việc hướng dẫn thật tỉ mỉ, cặn kẽ tất cả mọi thông tin có liên quan đến cá nhân của cán bộ đó như : hoàn cảnh lịch sử, kinh tế, của ông , bà, nội, ngoại, cha, mẹ, anh, chị, em, v v cho cán bộ, công chức một nhiệm vụ có tích chất “bắt buộc” đối với người làm công tác cán bộ. Trong các tài liệu có liên quan đến hồ sơ cán bộ người hướng dẫn lập hồ sơ phải yêu cầu từng cá nhân cán bộ phải kê khai thật rõ ràng, cụ thể. Thực tế cho thấy, lập hồ sơ ban đầu là một việc làm mới đối với bản thân người được tuyển dụng lần đầu cho nên trong việc kê khai có một số mục thông tin thường hay bị bỏ trống. Trong quá trình thu nhận hồ sơ nếu không kiểm tra thì sau này việc bổ sung thêm thông tin sẽ gặp không ít khó khăn. Đây là một lỗi thường hay gặp trong thực tế nên người thu nhận hồ sơ cần phải cẩn thận hơn. * Đối với CC-VC đã có thâm niên công tác : Việc quản lý hồ sơ cán bộ của các các nhân có quá trình công tác lâu dài đang là một vấn đề luôn làm cho những người quản lý hồ sơ khá vất vả. Các yếu tố khách quan bên ngoài chẳng hạn như : thay đổi môi trường công tác, hư hỏng, mối mọt trong quá trình bảo quản hồ sơ, v v, đã làm thất lạc một số tài liệu trong hồ sơ của cá nhân. Bên cạnh đó yếu tố chủ quan do người quản lý hồ Người viết SKKN: Nguyễn Ngọc Hưng – Phòng Giáo dục huyện Đức Phổ - Tháng 10/2010
7. Sáng kiến kinh nghiệm: “Một số kinh nghiệm trong việc Quản lý hồ sơ cán bộ” sơ cũng đã góp phần làm cho việc tập hợp các thông tin của một cá nhân không được đầy đủ. Để đảm bảo hồ sơ cán bộ đầy đủ theo nguyên tắc nêu trên không thể ngày một ngày hai là chúng ta có thể có được, quá trình tập hợp lại những thông tin thất lạc này đòi hỏi phải có một thời gian nhất định với lòng nhiệt tình của người quản lý hồ sơ cán bộ. Chính vì vậy khi tiếp nhận hồ sơ cán bộ phải kiểm tra tình trạng tài liệu, lập danh mục kê khai tất cả các loại tài liệu hiện có trong hồ sơ, nếu trong quá trình tiếp nhận hồ sơ không đầy đủ thì người quản lý hồ sơ phải kê khai tất cả các danh mục tài liệu cần bổ sung và yêu cầu cá nhân phải có trách nhiệm bổ sung đầy đủ, kịp thời. Một điều cũng cần lưu ý khi tiếp nhận hồ sơ cũ của một cá nhân chuyển từ nơi khác đến là phải có đầy đủ niêm phong, người tiếp nhận phải kiểm tra và ghi vào sổ theo dõi ngày giờ hồ sơ đến để theo dõi và quản lý. b-Phần quản lý : Đây cũng công việc phần không kém phần quan trọng , đòi hỏi người làm công tác quản lý hồ sơ cán bộ phải có lòng «nhiệt tình» với « nghề ». Đến một cơ quan nào đó nếu tiếp cận hồ sơ cán bộ để nắm lấy thông tin mà không gặp một trở ngại nào thì ta có thể hiểu ngay được cung cách quản lý của cơ quan đó- Là một cơ quan biết sắp xếp hồ sơ cán bộ có ngăn nắp, khoa học. Phần quản lý hồ sơ cán bộ theo tôi phải thoả mãn được tiêu chí sau: « Sắp xếp khoa học, dễ tìm, dễ thấy, dễ bảo quản ». Trong bảo quản hồ sơ cán bộ, tuỳ thuộc từng đơn vị mà ta có thể có những cách sắp xếp, bảo quản hồ sơ khác nhau. Ở đây tôi xin nêu hai cách sắp xếp, bảo quản mà ta thường thấy ở các đơn vị : * Sắp xếp theo vần A, B, C, (hay theo mã số hồ sơ) Người viết SKKN: Nguyễn Ngọc Hưng – Phòng Giáo dục huyện Đức Phổ - Tháng 10/2010